Hvis du har haft en ubehagelig oplevelse til et af vores arrangementer, kan du kontakte os for at vende situationen og finde en løsning. Det er vigtigt for os at man føler sig sikker og respekteret i foreningen, og vi anbefaler derfor at man bruger Tryghedsudvalget hvis man har haft har oplevet dårligt miljø i foreningen, har en situation hvor man har behov for mægling eller lign. ​ ​Hvis du ønsker hjælp til at indberette en person sag på en anden deltager til bestyrelsen, eller hvis du ønsker at klage over bestyrelsen, kan du finde hjælp i tryghedsudvalget. ​ Du kan kontakte os på tryghed@hareskoven.dk.(tryghed@hareskoven.dk)

Når konflikter opstår mellem deltagere i foreningen, har det historisk lagt op til personklager, som har skulle tages stilling til helt op på bestyrelsesniveau. I tryghedsudvalget tilbyder vi mægling for at hjælpe alle parter i en konflikt til at komme videre, således at konflikter som ellers ville kunne løses ikke behøver at blive en personsag for bestyrelsen. Det er helt frivilligt, men plejer at være i alles interesse at få løst den blandt parterne hvis overhovedet muligt. Hvis du har brug for mægling, så skriv til os på tryghed@hareskoven.dk,(tryghed@hareskoven.dk) så kontakter vi også modparten som du ønsker mægling med.

Tryghedsudvalget er en bærende del af de styrkede aktiviteter, strukturer og rammer - som skal skabe mere tryghed og inklusion i foreningen. Heriblandt at udvikle foreningens kultur, med fokus på trivsel, konfliktløsning og forebyggelse af ubehagelige situationer. Tryghedsudvalgets primære opgaver består af: Udvikling af trygheds initiativer Udvalget definerer, i samarbejde med bestyrelsen, målrettede initiativer, der forebygger utryghed og fremmer en positiv atmosfære. ​ Tryghedsværter Tryghedsudvalget agerer tryghedsværter i foreningen, og står til rådighed for at hjælpe foreningens medlemmer og deltagere. ​ Bestyrelsesklager Udvalget opretter en klar proces, hvor medlemmerne kan indberette klager mod medlemmer i bestyrelsen. ​ Mægling mellem medlemmer Når konflikter opstår, tilbyder udvalget mægling, så mindre sager kan løses konstruktivt uden at eskalere til personsager, som håndteres af bestyrelsen. ​ Håndtering af utryghedshenvendelser Udvalget modtager og tilbyder mægling ved indberetninger om utryghed eller dårligt miljø, og kan tilbyde hjælp ift. indgivelser af klager til bestyrelsen. De kan også deltage som bisidder til møderne under sagsbehandling, hvis man ønsker. ​ Synlig kontaktperson og hotline Der etableres en let tilgængelig kontaktkanal for medlemmer, der har brug for støtte eller ønsker at indrapportere bekymringer. ​ Videreudvikling af samværspolitik Tryghedsudvalget samler feedback til Samværspolitikken og sender disse til bestyrelsen. Evaluering af tiltag Tryghedsudvalget vurderer jævnligt effekten af de implementerede tiltag og tilpasser dem efter behov. ​ Ekstraordinær generalforsamling Tryghedsudvalget har pligt til at forsøge at indsamle underskrifterne påkrævet til en ekstraordinær generalforsamling, såfremt de dømmer det nødvendigt.

For at sikre tryghed og trivsel, fremstiller Rollespilsforeningen Hareskoven en samværspolitik, hvor der kan læses om foreningens mål for samvær og ønskede adfærd. I samværspolitikken finder man også oplysninger om, hvad man skal gøre, hvis man oplever brud på samværspolitikken. Du finder den under dokumenter,(https://www.hareskoven.dk/downloads) eller klikker her.(https://docs.google.com/document/d/1cikf07ksv7iiZuIjN-aVALXRAE-7MrP4W3Ba4V2S-eY/edit?usp=sharing)

Hvis du har forslag til hvordan vi kan gøre foreningen endnu bedre og mere tryg for vores medlemmer, er du meget velkommen til at skrive til os på tryghed@hareskoven.dk.(tryghed@hareskoven.dk) Alle forslag er velkomne, lige meget om det er et større fælles projekt, eller blot rettelser til nogle af foreningens dokumenter eller samværspolitikken.(https://docs.google.com/document/d/1cikf07ksv7iiZuIjN-aVALXRAE-7MrP4W3Ba4V2S-eY/edit?usp=sharing)

Tryghedsudvalget har en kritisk funktion i foreningen og behandler både henvendelser, men også løbende opdaterer foreningens tryghedsintiativer og samværspolitik.(https://docs.google.com/document/d/1cikf07ksv7iiZuIjN-aVALXRAE-7MrP4W3Ba4V2S-eY/edit?usp=sharing) Hvis du ønsker at bidrage ved at deltage i udvalget skal skrive til bestyrelsen@hareskoven.dk, hvor du inkluderer dit navn, medlemsnummer og hvorfor du gerne vil være en del af Tryghedsudvalget. Vi glæder os til at høre fra dig!

Har du haft en dårlig oplevelse med en anden deltager i foreningen, som du ønsker at oprette en personsag på, kan vi hjælpe dig med at finde vej gennem processen. Vi kan støtte dig med det praktiske omkring, hvordan du opretter sagen, forklare hvad der sker efterfølgende, og – hvis ønsket – deltage som bisidder ved møder med bestyrelsen. Ønsker du ikke at eskalere sagen til bestyrelsen, kan vi også hjælpe dig med at søge mægling. Hvis du ønsker hjælp til at oprette en personsag, er du velkommen til at skrive til os på tryghed@hareskoven.dk.() Søger du blot information om, hvor du skal sende en personklage hen, skal den sendes direkte til bestyrelsen på bestyrelsen@hareskoven.dk.()

Har du haft en dårlig oplevelse med foreningens bestyrelse, som du ønsker at klage over, kan vi hjælpe dig videre i processen. Selvom det i sidste ende er bestyrelsen, der håndterer personsager, er der forskellige muligheder, hvis din klage netop retter sig mod bestyrelsen. Når du kontakter os med en klage over bestyrelsen, beder vi dig om at sende et udførligt skriv, hvor du beskriver, hvad du ønsker at klage over. På den måde kan tryghedsudvalget behandle sagen på et møde. Vi vil herefter tage kontakt til dig for at indlede en dialog om din oplevelse. Hvis du får medhold i tryghedsudvalget, bliver sagen sat på bestyrelsens dagsorden. Den person, klagen omhandler, vil være inhabil og dermed ikke til stede under behandlingen. Det betyder, at sagsbehandlingen og afstemningen foregår anonymt og uden vedkommendes deltagelse. Hvis din klage retter sig mod et flertal i bestyrelsen, og tryghedsudvalget vurderer, at klagen er berettiget, vil udvalget tage stilling til, om der skal indsamles underskrifter til en ekstraordinær generalforsamling – i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Hvis tryghedsudvalget ikke er enige i bestyrelsens håndtering eller begrundelse i en konkret klagesag, kan udvalget ligeledes beslutte at tage initiativ til en ekstraordinær generalforsamling. Klager behandles i henhold til foreningens samværspolitik.(https://docs.google.com/document/d/1cikf07ksv7iiZuIjN-aVALXRAE-7MrP4W3Ba4V2S-eY/edit?usp=sharing) Ønsker du at læse mere om processen for personklager, kan du finde samværspolitikken her. I tilfældet at du ønsker tryghedsudvalgets hjælp til at klage over et flertal i bestyrelsen, bliver medlemmerne som sidder både i bestyrelsen og tryghedsudvaglet inhabile i forhold til sagen.

I tilfældet at du har haft en ubehagelig oplevelse med foreningens tryghedsværter, kan du klage til bestyrelsen ved at sende en mail på bestyrelsen@hareskoven.dk.(bestyrelsen@hareskoven.dk) Klager på tryghedsudvalget følger de gængse processer i foreningens samværspolitik,(https://docs.google.com/document/d/1cikf07ksv7iiZuIjN-aVALXRAE-7MrP4W3Ba4V2S-eY/edit?usp=sharing) som du finder her.